Comment créer une signature électronique sur un PDF ?

Vous vous demandez comment insérer une signature numérique dans un PDF ? La transformation digitale est le véritable moteur du changement pour les entreprises afin d’être plus agiles, plus sécurisées et d’offrir une meilleure expérience en externe (clients, fournisseurs, etc.) et en interne (pour leurs employés). À cette fin, la formalisation des contrats 100 % en ligne, ainsi que la signature des documents en général, sont quelques-uns des principaux éléments à prendre en compte.

Dans ce contexte, nous expliquons certaines des alternatives disponibles pour insérer une signature numérique dans le PDF, ainsi que les avantages, au niveau individuel et de l’entreprise, de se passer de l’alternative traditionnelle et manuscrite.

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Le PDF, un format sûr et facile à utiliser

Hormis la signature électronique rendue possible avec le PDF, il est désormais possible de réaliser de multiples manipulations avec un logiciel tel qu’Adobe. Vous pourrez facilement transformer vos documents en PDF protégés afin de les envoyer à vos clients ou encore insérer un mot de passe sur un fichier pour encore plus de sécurité. Mieux encore, pour envoyer des fichiers volumineux par email, inutile de chercher une plateforme de transfert. Il vous suffit de réduire la taille de votre PDF en quelques minutes.

Est-il légal d’insérer une signature numérique dans un PDF ? 

Commençons par comprendre ce que les réglementations nous permettent de faire, qui, soit dit en passant, sont généralement fondées sur des normes internationales reproduites dans chaque pays. Nous commençons par le règlement eIDAS, le cadre réglementaire le plus robuste et le plus moderne qui existe actuellement dans le monde.

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Sans entrer dans les détails, nous partons de l’hypothèse que eIDAS prend en charge différentes alternatives permettant de signer numériquement un document. Mais bien qu’elles soient toutes juridiquement contraignantes, certaines d’entre elles peuvent présenter des failles de sécurité et sont donc faciles à falsifier. C’est pourquoi nous nous concentrons sur celle qui offre d’emblée un niveau de sécurité acceptable : la signature avec certificat numérique, une option 100 % sécurisée qui permet d’identifier le signataire sans équivoque.

Insertion d’une signature numérique dans un PDF avec un certificat numérique d’Adobe Acrobat 

Nous allons maintenant expliquer comment insérer une signature numérique dans un PDF en utilisant notre certificat numérique dans Adobe sans utiliser d’autres logiciels. Il est important de garder à l’esprit que le certificat numérique doit être installé localement sur l’ordinateur ou inséré dans un dispositif avec un port USB qui peut être connecté à l’ordinateur.

Si vous avez un « certificat cloud », vous pouvez l’utiliser localement de la même manière que s’il était installé localement dans l’ordinateur. Les étapes à suivre pour signer avec un certificat numérique provenant directement d’Adobe sont les suivantes :

Nous ouvrons notre document dans Adobe, nous sélectionnons l’onglet outils et nous cliquons sur les certificats.

• Capture d’écran des étapes pour signer un document avec un certificat dans Adobe
• On revient automatiquement au document, on clique sur « signer numériquement » et on dessine une case pour positionner notre rubrique avec le certificat.
• Enfin, nous sélectionnons notre certificat émis par un CSP et cliquons sur « signer ».
• Capture d’écran pour choisir et signer le PDF avec un certificat.

Quatre avantages de la signature numérique des documents

Voici quelques-uns des avantages de l’insertion d’une signature numérique dans un PDF :

• Coûts réduits: tous les frais de déplacement et d’impression sont évités, ce qui contribue à un environnement plus durable.
• Élimination du papier: cela implique directement une diminution du stockage des données (espace physique) et une réduction des dépenses liées aux procédures de gestion des dossiers.
• Plus sûr: les documents papier peuvent être facilement modifiés à tout moment. Toutefois, en signant électroniquement, nous garantissons que le document ne pourra pas être modifié ultérieurement.
• Gain de temps dans les processus numériques: les contrats papier peuvent ruiner une proposition d’emploi ou une vente par le simple fait que le client potentiel a besoin de plus de temps pour lire, recevoir, examiner et signer qu’un PDF.

Insertion d’une signature numérique dans un PDF sans certificat numérique

Si nous ne disposons pas d’un certificat électronique émis par un fournisseur de confiance, nous pouvons créer notre propre certificat numérique dans Adobe pour signer des documents simples. Voici les étapes à suivre :

• Dans notre document Adobe, nous cliquons sur les outils et sur les certificats.
• Cela nous ramènera automatiquement au document, cliquez sur « signer numériquement « et dessinez une boîte pour positionner notre signature avec le certificat.
• Cliquez sur configurer un nouvel identifiant numérique et nous allons en créer un avec nos données.

Il est important de garder à l’esprit que ce mécanisme ne garantira pas l’identité du signataire, le seul élément qui le permettra étant un certificat numérique. Les signatures utilisant des certificats « créés à la volée » mais sans l’appui d’un fournisseur de services de confiance ne bénéficieront pas de la garantie juridique offerte par nos solutions de signature avancées.