Qu’est-ce que ONLYOFFICE Docs et que pouvez-vous faire avec cette application ?

À une époque où il existe tant de suites bureautiques en ligne pour tous les besoins et tous les budgets, ONLYOFFICE Docs est l’outil de collaboration documentaire le plus fiable et le plus sûr. Vous pouvez créer, éditer et même co-rédiger des documents texte, des feuilles de calcul, des formulaires et des présentations avec d’autres personnes en temps réel. Cet outil est idéal pour tous ceux qui sont impliqués dans les flux de documents électroniques. En gardant cela à l’esprit, voici un bref aperçu de ONLYOFFICE Docs et des choses que vous pouvez faire en utilisant ce logiciel.

Qu’est-ce que ONLYOFFCE Docs ?

ONLYOFFICE Docs n’est pas un nouveau venu dans le secteur. Il existe depuis 2012. En quelques mots, ONLYOFFICE Docs est un logiciel de bureautique en ligne open-source distribué gratuitement sous AGPL v3 et proposant des éditions commerciales pour les entreprises et les développeurs de logiciels.

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ONLYOFFICE Docs comprend un traitement de texte, tableur, outils de présentations qui sont entièrement compatibles avec les formats OOXML. Il comprend aussi un créateur de formulaires et lecteur et convertisseur PDFs. Cette compatibilité donne les possibilités d’ouvrir et de modifier n’importe quel fichier Word, Excel et PowerPoint directement dans votre navigateur. La suite prend également en charge le format ODF (Open Document Format for Office Applications) et les anciennes extensions de fichiers Microsoft, telles que DOC, XLS et PPT.

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Créer et modifier de différents types de documents

En tant que suite bureautique moderne, ONLYOFFICE Docs vous permet de créer des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations pour n’importe quel usage en utilisant un grand nombre de fonctions d’édition et de formatage. Vous pouvez facilement appliquer différentes polices et modifier leur taille, créer et personnaliser des styles, insérer différents objets (tableaux, images, graphiques, formes, en-têtes, pieds de page, etc.) dans des documents texte, analyser et visualiser des données en utilisant le formatage conditionnel dans les feuilles de calcul, créer des diapositives et appliquer des transitions ou des animations dans les présentations et bien plus encore.

Connecter des services tiers

Il est important de noter que les éditeurs ONLYOFFICE sont livrés avec des modules complémentaires. Ces extensions permettent d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ou de connecter divers services. Grâce aux modules externes, la suite bureautique devient plus puissante et l’expérience d’édition plus agréable.

Par exemple, grâce aux plugins Mendeley et Zotero, vous pouvez créer rapidement des bibliographies et appliquer le style de citation requis en quelques clics. Les plugins Google Translate, DeepL et Apertium sont conçus pour traduire des textes en langues étrangères. Avec Telegram,Jitsi et Rainbow, la communication est grandement facilitée. Il est également possible de modifier des images et d’insérer des vidéos YouTube, construire des schémas avec Draw.io, vérifier l’orthographe avec LanguageTool.

Créer des documents avec champs remplissables

Ce qui distingue ONLYOFFICE Docs des autres suites bureautiques est la possibilité de créer des formulaires à remplir. Vous pouvez créer des documents avec des champs à remplir à partir de zéro ou d’un fichier DOCX existant. Les formulaires ONLYOFFICE combinent les avantages des contrôles de contenu de Microsoft Office et des formulaires Adobe.

Actuellement, ONLYOFFICE Docs supporte les champs de texte, les images, les boutons radio, les boîtes combo, les cases à cocher et les listes déroulantes et champs pour e-mail et numéro de téléphone et champs complexe. Chaque champ a ses propres propriétés, ce qui vous permet de créer des formulaires sur mesure qu’il s’agisse d’un formulaire de demande ou d’un contrat légal. Les formulaires prêts à l’emploi peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs afin qu’ils puissent remplir les champs requis et enregistrer la version finale au format PDF.

Sur le site officiel d’ONLYOFFICE, vous trouverez une collection gratuite de modèles de formulaires adaptés à tous les goûts. Il est intéressant de noter que vous pouvez même demander un formulaire qui n’est pas encore disponible.

Afficher, créer et convertir PDFs

Pour afficher des fichiers PDF, XPS et DjVu, ONLYOFFICE Docs propose une visionneuse permettant l’ouverture du côté client. Une nouvelle interface conviviale contient un panneau des miniatures de la page et barre de navigation sur le gauche. De même, si le fichier contient des liens vers des sites Web ou des liens internes, il peut facilement les ouvrir.

Le convertisseur des fichiers est bien inclut. Dans le menu de sauvegarde du fichier PDF il est disponible de choisir DOCX afin de le convertir pour une édition ultérieure. Tous les formats disponibles sont actuellement pris en charge, à l’exception du PDF/A.

En plus de convertir des fichiers PDF, il est possible d’en créer un à partir de zéro. Les éditeurs vous permettent de créer des documents texte, des tableaux, des diapositives et des formulaires et de les enregistrer au format PDF. C’est également un moyen pratique de créer votre propre livre électronique ou cahier d’exercices au format PDF.

La création de dossiers dans l’équipe peut également être facilitée par ONLYOFFICE. Toute l’équipe peut travailler en même temps sur un fichier en utilisant le mode de co-édition Rapide ou Stricte avec verrouillage d’un paragraphe particulier.

Travailler en équipe

Voici quelques-unes des principales fonctions de collaboration offertes par ONLYOFFICE Docs :

• Deux modes de coédition différents, rapide et strict ;
• Permissions d’accès flexibles – accès complet, révision, commentaires, lecture seule, remplissage de formulaires pour les formulaires ONLYOFFICE et filtre personnalisé pour les feuilles de calcul ;
• Suivi des modifications ;
• Historique et contrôle des versions ;
• Comparaison de documents ;
• Commentaires ;
• Mentions des utilisateurs ;
• Chat intégré pour les messages texte.

L’expérience de co-édition est quelque peu similaire à celle que vous obtenez habituellement avec Google Docs ou Microsoft Office Online. Il vous suffit de partager un document avec d’autres utilisateurs en leur donnant les autorisations d’accès requises et de commencer à le modifier en temps réel. Lorsque vous collaborez en mode rapide, vous voyez instantanément les modifications apportées par vos co-auteurs. En mode Strict, toutes les modifications ne deviennent visibles qu’après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer.

S’adapter au travail dans des environnements avec différents éclairages

Dans ONLYOFFICE Docs, vous pouvez actuellement choisir parmi quatre thèmes d’interface, chacun avec des couleurs différentes pour les boutons, les arrière-plans et d’autres éléments d’interface.

Les thèmes clairs conviennent généralement aux pièces bien éclairées, car le texte et les formes sombres sur un fond clair offrent le contraste nécessaire, tandis que les thèmes foncés ont des tons plus sombres et plus calmes, idéaux pour la nuit ou les pièces sombres.

Maintenir la productivité à tout moment

ONLYOFFICE est disponible dans toutes les options que vous souhaitez. Les entreprises peuvent utiliser la version en ligne des éditeurs et même les intégrer à leur plateforme habituelle. Par exemple, des intégrations avec  Nextcloud, ownCloud, Liferay, GoFast, OpenOlat, Drupal, Moodle, Chamilo, Alfresco, eXo, Confluence, Nuxeo, Pydio etc. sont désormais disponibles.

Pour les particuliers, la version en cloud est gratuite à ONLYOFFICE Personal. En plus, ils peuvent utiliser les applications de bureau ONLYOFFICE Desktop Editors pour continuer à travailler hors connexion sous systèmes Linux, Windows, macOS.

Personnaliser votre expérience ONLYOFFICE Docs

ONLYOFFICE Docs offre un large éventail d’options de personnalisation pour répondre aux besoins individuels des utilisateurs. Les fonctionnalités peuvent être activées ou désactivées selon les préférences et les exigences professionnelles.

L’interface utilisateur peut aussi être personnalisée en modifiant le thème, la police et la taille de police, ainsi que la couleur du texte. Il est aussi possible de modifier l’apparence générale en choisissant différentes dispositions pour les barres d’outils.

Les raccourcis clavier par défaut peuvent être changés comme bon vous semble, ce qui facilite encore plus votre expérience avec ONLYOFFICE Docs. Il existe une option pratique pour créer vos propres combinaisons de touches si nécessaire.

Il y a aussi une galerie impressionnante de modèles gratuits disponibles dans ONLYOFFICE Docs • qu’il s’agisse de modèles professionnels prêts à l’emploi ou personnalisables auxquels vous pouvez ajouter votre propre logo, remonter rapidement sur l’affichage liste/thumbnail…

La configuration avancée permet même d’accéder au code source et de modifier certaines parties du programme afin d’avoir une solution plus spécifique à ses besoins.

ONLYOFFICE Docs n’est pas seulement un logiciel convivial doté d’un ensemble complet de fonctionnalités productives, mais c’est avant tout un environnement susceptible d’être adapté selon les situations particulières des utilisateurs.

Garantir la sécurité de vos documents avec ONLYOFFICE Docs

ONLYOFFICE Docs est bien plus qu’un simple traitement de texte ou tableur : il s’agit d’une solution de bureautique complète qui assure aussi la sécurité des documents.

Lorsque vous utilisez ONLYOFFICE Docs, tous les fichiers que vous créez ou modifiez sont stockés dans le cloud sécurisé ONLYOFFICE. Les données sont chiffrées et sauvegardées sur plusieurs serveurs pour garantir leur intégrité et leur disponibilité.

Les utilisateurs peuvent définir des autorisations d’accès à leurs documents. Seul l’utilisateur peut déterminer avec qui partager ses fichiers en choisissant entre un partage public ou privé, ainsi que la possibilité de donner accès aux membres spécifiques du projet, aux collaborateurs externes…

La fonctionnalité importante pour préserver la confidentialité et protéger vos informations confidentielles est le chiffrement côté client disponible dans ONLYOFFICE Docs. Cela signifie que même si une personne mal intentionnée avait accès au serveur où se trouvent vos documents, elle ne serait pas en mesure d’y lire quoi que ce soit sans votre clé privée.

Un autre avantage important offert par ONLYOFFICE Docs est son intégration native avec OwnCloud/Nextcloud • une plateforme open source populaire utilisée par les organisations souhaitant avoir un contrôle total sur leurs données tout en bénéficiant des avantages du cloud computing. Cette intégration permet à ONLYOFFICE Docs d’être facilement installé comme application add-on dans OwnCloud/Nextcloud pour profiter pleinement de la sécurité et du contrôle des données.

ONLYOFFICE Docs est un choix judicieux pour les entreprises soucieuses de garantir la sécurité de leurs documents. Avec sa solution cloud entièrement chiffrée et ses autorisations d’accès personnalisables, il offre une protection optimale contre les fuites potentielles tout en offrant une plateforme facile à utiliser qui améliore considérablement le travail collaboratif.