Qu’est ce qu’une note de frais ?

La note de frais est une notion courante dans les entreprises. Elle permet aux salariés d’obtenir le remboursement des frais professionnels engagés sur leur propre compte. Très utile, la note de frais implique le respect de certaines formalités.

Son usage est notamment encadré et il convient à chaque salarié de bien connaître les règles qui l’entourent. Peu renseigné sur la note de frais, vous être en quête d’informations à son propos ? Ce billet présente les essentiels à savoir sur la note de frais.

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Note de frais, qu’est-ce que c’est ?

La note de frais est un document (papier ou électronique) établi par le salarié pour obtenir un remboursement des dépenses professionnelles effectuées dans l’intérêt de l’entreprise. Il peut s’agir des dépenses comme les frais de repas, les frais engagés pour le déplacement ou les frais de logement.

Les notes de frais comprennent toutes les dépenses légitimes engagées par le salarié à titre personnel pour le compte de la société. La note de frais est une démarche normalisée. Le salarié peut avancer des frais dans le cadre de son travail.

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Lorsqu’il emploie son véhicule personnel à des fins professionnelles ou dîne au restaurant avec un client, il est susceptible de demander le remboursement des frais à son employeur. Pour être remboursé, il doit produire un document, que l’on appelle communément une note de frais.

Notes de frais, quel formalisme ?

Il n’y a pas de formalisme particulier prévu par la loi concernant l’établissement des notes de frais. Toutefois, chaque entreprise peut mettre en place son propre modèle de note de frais. La note de frais doit détailler les informations nécessaires concernant les frais engagés. Les informations qu’elle porte peuvent varier.

En revanche, les données intégrées dans une note de frais doivent comporter le nom du salarié, le type de la dépense, le descriptif des frais engagés, la date d’engagement de la dépense, le montant HT et TTC, et les indications de la TVA. Le professionnel doit également joindre à la note de frais, les divers justificatifs. Le justificatif peut être une facture ou un reçu sous le format papier ou numérique.

Note de frais, quelles sont ses règles de remboursement ?

La note de frais doit répondre à certains critères pour être éligible au remboursement. Ces critères concernent notamment la dépense engagée. Pour être éligible au remboursement, le montant de la dépense doit respecter la politique de dépense de l’entreprise. Aussi, la dépense doit être engagée pour les besoins de l’activité professionnelle de l’entreprise. Enfin, la dépense doit être prouvée par un justificatif.

Note de frais, quelles sont les obligations qui y sont liées ?

Les obligations relatives aux notes de frais concernent le salarié et l’entreprise. Le salarié doit produire ses notes de frais dans un délai conforme au délai défini par l’entreprise. Ce délai doit être respecté par le salarié, car en cas de soumission tardive, il peut ne pas recevoir de remboursement. L’entreprise à l’obligation de régler les notes de frais justifiées et conformes à sa politique interne.

Sur le plan fiscal, les notes de frais sont exonérées de charges fiscales et sociales sous certaines conditions. Par exemple, les frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales des frais forfaitaires dans la limite des seuils fixés par l’administration fiscale.

Comment remplir une note de frais ?

Le remplissage d’une note de frais est une étape importante pour le salarié afin d’être remboursé de ses dépenses professionnelles. Toutefois, il faut savoir que la manière dont les notes de frais sont remplies doit respecter certains critères.

Il faut bien préciser que chaque entreprise a sa propre politique en matière de notes de frais et peut donc avoir des exigences spécifiques quant au contenu des justificatifs ou aux modes opératoires. Il faut donc bien se renseigner sur ces exigences.

Sur le plan pratique, il existe plusieurs éléments à prendre en compte pour bien remplir une note de frais. Le premier élément consiste à indiquer clairement l’objet du déplacement ou la nature des dépenses engagées dans un libellé explicite et concis. Il importe aussi d’indiquer avec exactitude les dates correspondant aux différentes périodes pendant lesquelles ont été effectuées les dépenses considérées.

Il faudra aussi inclure toutes les pièces justificatives nécessaires (factures originales, par exemple) conformément à ce qui est requis par l’entreprise concernée, ainsi qu’un récapitulatif totalisé des montants demandés sur la note.

Si votre entreprise utilise une plateforme numérique dédiée, assurez-vous que vous encodez correctement vos informations personnelles et celles liées à vos achats pour faciliter leur traitement ultérieur.

Quels sont les éléments à fournir pour justifier une note de frais ?

Pour justifier une note de frais, vous devez fournir les éléments nécessaires à la bonne compréhension des dépenses engagées et à leur validation par l’entreprise.

Les éléments susceptibles d’être demandés varient selon les politiques internes de l’entreprise, mais généralement, ils comprennent :

• Les factures originales correspondant aux achats effectués. Ces factures doivent préciser le montant TTC (TVA incluse), la date d’émission ainsi que le nom du commerçant ou prestataire concerné ;

• Les justificatifs de paiement, tels que des tickets de caisse pour des achats en espèces ou un relevé bancaire pour une transaction par carte bancaire ;

• Une attestation sur l’honneur du salarié affirmant qu’il a bien effectué ces dépenses dans le cadre professionnel ;

• Des documents complémentaires si nécessaire, comme une copie du billet d’avion pour un voyage d’affaires.

Vous devez conserver tous ces documents afin d’être en mesure de prouver la réalité des dépenses engagées auprès de votre entreprise.

En cas de contrôle fiscal, il peut aussi être utile au salarié ou à l’entreprise employeuse de pouvoir prouver la réalité professionnelle des notes remboursées. Il incombe donc à chacun(e) de veiller scrupuleusement à respecter les obligations légales liées aux notes de frais professionnelles afin d’éviter tout risque juridique ultérieur.